Personvernerklæring

Vestland Omsorg AS
Organisasjonsnummer: 825 182 942
Bakarvågen 21, 5305 Florvåg
E-post: post@vestlandomsorg.no
Telefon: 477 99 990

1. Innledning

Vestland Omsorg AS er opptatt av å behandle personopplysninger på en trygg, lovlig og åpen måte.

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, lagrer og beskytter personopplysninger når du:

• besøker nettsiden vår
• kontakter oss
• bestiller renholdstjenester
• inngår en renholdsavtale med oss
• mottar faktura fra oss
• betaler for våre tjenester
• kommuniserer med oss som kunde eller potensiell kunde

Personvernerklæringen gjelder både privatpersoner og kontaktpersoner hos virksomheter som er kunder eller som tar kontakt med oss.

Vi behandler personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

2. Hvem er behandlingsansvarlig?

Vestland Omsorg AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i forbindelse med vår virksomhet.

Kontaktinformasjon:

Vestland Omsorg AS
Bakarvågen 21
5305 Florvåg

Organisasjonsnummer: 825 182 942

E-post: post@vestlandomsorg.no
Telefon: 477 99 990

Dersom du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, eller ønsker å benytte deg av dine personvernrettigheter, kan du kontakte oss på e-post eller telefon.

3. Hvilke personopplysninger samler vi inn?

Hvilke opplysninger vi behandler, avhenger av hvilken kontakt du har med oss.

Ved henvendelser

Når du kontakter oss via telefon, e-post, kontaktskjema eller andre kanaler, kan vi behandle:

• navn
• telefonnummer
• e-postadresse
• adresse
• innholdet i henvendelsen
• andre opplysninger du selv velger å oppgi

Ved bestilling av renhold

Når du bestiller en renholdstjeneste, kan vi behandle:

• navn
• adresse for renholdsoppdraget
• telefonnummer
• e-postadresse
• opplysninger om bestillingen
• dato og tidspunkt for oppdraget
• informasjon om hvilken type renhold som er bestilt
• opplysninger om adgang til boligen eller lokalene
• eventuelle praktiske opplysninger som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget
• betalings- og fakturainformasjon

Vi ber deg om å ikke gi oss flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å gjennomføre tjenesten.

4. Hvorfor behandler vi personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

A. Behandle og administrere bestillinger

Vi bruker personopplysninger for å kunne:

• registrere og bekrefte bestillinger
• avtale tidspunkt for renhold
• kommunisere med kunden
• gjennomføre renholdsoppdrag
• håndtere endringer og avbestillinger
• følge opp spørsmål og reklamasjoner

Behandlingsgrunnlaget er som hovedregel at behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen med kunden, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

B. Kommunisere med kunder

Vi bruker kontaktopplysninger for å kunne svare på henvendelser, sende bestillingsbekreftelser, avtale praktiske forhold og følge opp kundeforhold.

Behandlingsgrunnlaget vil normalt være oppfyllelse av avtale eller vår berettigede interesse i å administrere og følge opp kundehenvendelser, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b eller f.

C. Betaling

Ved bestilling kan kunden betale gjennom betalingsløsningen som er tilgjengelig på nettsiden.

Betalingen kan håndteres av ekstern betalingsleverandør, herunder Nets.

Vestland Omsorg AS får ikke tilgang til betalingskortopplysninger som behandles direkte av betalingsleverandøren, utover de opplysningene som er nødvendige for å kunne registrere og følge opp betalingen.

Behandlingsgrunnlaget er oppfyllelse av avtalen og, der det er relevant, oppfyllelse av rettslige forpliktelser.

D. Fakturering og regnskap

Vi behandler personopplysninger for å kunne fakturere kunder, dokumentere betalinger og oppfylle våre forpliktelser etter blant annet bokførings- og skattereglene.

Vi bruker blant annet Fiken som regnskaps- og faktureringssystem.

Fiken opplyser at de kan være databehandler for personopplysninger som kundene legger inn i systemet, og at dette reguleres gjennom databehandleravtale.

Behandlingsgrunnlaget er blant annet oppfyllelse av avtale og oppfyllelse av rettslige forpliktelser.

E. Oppfylle lovpålagte krav

Vi kan behandle personopplysninger når dette er nødvendig for å oppfylle krav som følger av lov eller forskrift.

Dette kan blant annet gjelde:

• regnskapsføring
• bokføring
• skatte- og avgiftsrapportering
• dokumentasjon av avtaler
• håndtering av rettslige krav
• andre lovpålagte plikter

Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.

F. Beskytte virksomheten og håndtere krav

Vi kan behandle nødvendige personopplysninger for å dokumentere avtaler, håndtere klager og reklamasjoner, forebygge misbruk og ivareta våre rettigheter dersom det oppstår tvister eller krav.

Behandlingsgrunnlaget vil normalt være vår berettigede interesse etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f eller oppfyllelse av rettslige forpliktelser.

5. Personopplysninger om andre personer

Ved bestilling kan kunden gi oss opplysninger om andre personer dersom dette er nødvendig for å gjennomføre renholdsoppdraget.

Dette kan for eksempel være navn eller kontaktopplysninger til en person som skal gi oss tilgang til en bolig eller et lokale.

Kunden skal sørge for at det finnes et lovlig grunnlag for å gi oss slike opplysninger, og skal ikke gi oss mer informasjon enn det som er nødvendig.

6. Opplysninger om adgang, nøkler og alarm

For å kunne utføre enkelte renholdsoppdrag kan vi ha behov for opplysninger om hvordan vi får tilgang til boligen eller lokalene.

Dette kan for eksempel være:

• informasjon om nøkkel
• informasjon om nøkkelboks
• adgangskode
• informasjon om alarm
• praktiske instrukser for adgang

Slike opplysninger skal kun brukes til å gjennomføre det avtalte oppdraget og skal behandles med nødvendig sikkerhet.

Vi ber kundene om å ikke sende unødvendige sensitive personopplysninger sammen med slike instrukser.

7. Særlige kategorier av personopplysninger

Vestland Omsorg AS har normalt ikke behov for å samle inn sensitive personopplysninger.

Vi ber derfor kunder om å ikke sende oss opplysninger om blant annet:

• helse
• sykdom
• religiøs overbevisning
• politiske oppfatninger
• fagforeningsmedlemskap
• andre sensitive opplysninger

med mindre det er nødvendig og det finnes et lovlig grunnlag for behandlingen.

Dersom vi i forbindelse med et oppdrag får kjennskap til personopplysninger som vi ikke trenger, skal vi så langt det er mulig unngå å registrere eller viderebehandle disse opplysningene.

8. Hvem kan få tilgang til personopplysningene?

Vi deler kun personopplysninger med andre når det er nødvendig for å levere tjenesten, drive virksomheten eller oppfylle lovpålagte krav.

Dette kan blant annet være:

• ansatte eller innleide personer som trenger opplysningene for å utføre oppdraget
• betalingsleverandører
• regnskaps- og fakturasystemer
• IT- og driftleverandører
• andre databehandlere som behandler opplysninger på våre vegne
• offentlige myndigheter når vi er lovpålagt å utlevere opplysninger

Vi selger ikke personopplysninger til andre virksomheter.

9. Databehandlere

Når vi bruker leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, skal vi sørge for at behandlingen er regulert i samsvar med personvernregelverket, blant annet gjennom databehandleravtaler der dette kreves.

Eksempler på leverandører kan være systemer for:

• betaling
• regnskap og fakturering
• nettside og hosting
• e-post og kommunikasjon
• teknisk drift

Leverandørene får ikke bruke personopplysningene til egne formål utover det som følger av deres rolle og avtale med oss.

10. Nets og betalingstjenester

Ved betaling gjennom nettsiden kan personopplysninger bli behandlet av betalingsleverandøren som benyttes av Vestland Omsorg AS.

Betalingsleverandøren kan behandle opplysninger som er nødvendige for å gjennomføre betalingen, kontrollere transaksjonen, forebygge misbruk og oppfylle lovpålagte krav.

Hvilke opplysninger som behandles av betalingsleverandøren, og hvordan disse behandles, reguleres også av betalingsleverandørens egne vilkår og personvernregler.

11. Fiken og regnskap

Vestland Omsorg AS bruker Fiken til blant annet fakturering og regnskapsrelaterte oppgaver.

Opplysninger som er nødvendige for fakturering og regnskapsføring kan derfor bli registrert i Fiken.

Fiken beskriver i sin egen personvernerklæring hvordan de behandler personopplysninger og når de opptrer som databehandler for sine kunder.

12. Informasjonskapsler (cookies)

Nettsiden vår kan bruke informasjonskapsler (cookies) og tilsvarende teknologier.

Cookies kan blant annet brukes for at nettsiden skal fungere, for å huske innstillinger eller for å samle inn statistikk om hvordan nettsiden brukes.

Hvilke cookies som brukes, avhenger av hvilke tekniske løsninger som til enhver tid er installert på nettsiden.

Dersom nettsiden benytter analyse-, markedsførings- eller andre cookies som krever samtykke, vil dette håndteres gjennom en egen samtykkeløsning på nettsiden.

13. Lagring av personopplysninger

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for.

Hvor lenge opplysningene lagres, avhenger av hvilken type opplysning det gjelder.

Opplysninger knyttet til et aktivt kundeforhold kan lagres så lenge det er nødvendig for å administrere kundeforholdet.

Opplysninger som må oppbevares etter lov, for eksempel regnskapsopplysninger, oppbevares så lenge lovgivningen krever det.

Andre opplysninger slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige.

Dersom vi har et pågående krav, en tvist eller annen legitim grunn til å beholde opplysningene, kan opplysningene lagres lenger når dette er nødvendig.

14. Informasjonssikkerhet

Vestland Omsorg AS gjennomfører nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot:

• uautorisert tilgang
• tap
• endring
• misbruk
• utilsiktet sletting
• annen uautorisert behandling

Tilgang til personopplysninger skal begrenses til personer som har et tjenstlig behov for opplysningene.

Vi vurderer sikkerheten i våre systemer og rutiner ut fra risikoen ved behandlingen.

15. Overføring til land utenfor EU/EØS

Vi forsøker å benytte leverandører som behandler personopplysninger innenfor EU/EØS.

Dersom personopplysninger overføres til eller behandles i land utenfor EU/EØS, skal dette skje i samsvar med kravene i personvernregelverket og med nødvendige sikkerhetstiltak.

16. Dine rettigheter

Når Vestland Omsorg AS behandler personopplysninger om deg, har du rettigheter etter personvernregelverket.

Du kan blant annet ha rett til:

• innsyn i personopplysninger vi har om deg
• å få rettet feilaktige eller ufullstendige opplysninger
• å få slettet personopplysninger i tilfeller hvor vi ikke har et lovlig behov for å beholde dem
• å få begrenset behandlingen i enkelte tilfeller
• å protestere mot behandling som skjer på grunnlag av vår berettigede interesse
• dataportabilitet i tilfeller hvor vilkårene for dette er oppfylt
• å trekke tilbake et samtykke dersom behandlingen er basert på samtykke

Rettighetene gjelder med de begrensningene som følger av personvernregelverket og annen relevant lovgivning. Vi kan derfor være nødt til å beholde enkelte opplysninger selv om du ber om sletting, for eksempel dersom vi er rettslig forpliktet til å oppbevare dem.

Datatilsynet beskriver blant annet retten til innsyn, retting, sletting, begrensning, protest og dataportabilitet.

17. Hvordan utøver du rettighetene dine?

Dersom du ønsker å få innsyn, rette opplysninger, be om sletting eller benytte andre av dine rettigheter, kan du kontakte oss:

E-post: post@vestlandomsorg.no
Telefon: 477 99 990
Post: Vestland Omsorg AS, Bakarvågen 21, 5305 Florvåg

For å beskytte personvernet ditt kan vi be deg om å dokumentere identiteten din før vi utleverer personopplysninger.

Vi vil behandle forespørsler om personvernrettigheter uten ugrunnet opphold og innen fristene som følger av personvernregelverket.

18. Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at Vestland Omsorg AS behandler personopplysninger i strid med personvernregelverket, kan du kontakte oss slik at vi får anledning til å undersøke saken.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Informasjon om Datatilsynet og hvordan du går frem for å klage finnes på Datatilsynets nettsider.

19. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen dersom virksomheten vår, nettsiden eller behandlingen av personopplysninger endres.

Ved vesentlige endringer vil vi sørge for at informasjonen blir gjort tilgjengelig på en tydelig måte.

Den nyeste versjonen av personvernerklæringen vil alltid være tilgjengelig på nettsiden vår.

Sist oppdatert: 2026-08-13

20. Kontakt oss

Har du spørsmål om vår behandling av personopplysninger, er du velkommen til å kontakte oss.

Vestland Omsorg AS
Organisasjonsnummer: 825 182 942
Bakarvågen 21
5305 Florvåg

E-post: post@vestlandomsorg.no
Telefon: 477 99 990